2 заметки с тегом

личная эффективность

Принцип «немагии»: делай сложное простым и понятным

Хочу поделиться одним инструментом. Он помогает мне расти, развиваться и регулярно шагать вперёд — это принцип «немагии».

Представим, что тебе поставили задачу организовать некий процесс. Например, подготовку коммерческих предложений для клиентов.

Пришла заявка. Менеджер её обработал. Теперь твоя очередь: надо подготовить КП. На входе: информация о клиенте, его продукте и текущих показателях, на выходе — набор документов: результаты аудитов, стратегия, медиаплан, условия работы и т. д.

И между получением информации и выдачей результата пропасть из множества вопросов:
— какие аудиты делать?
— куда смотреть и какие выводы делать?
— что мы можем предложить? а сработает?
— что должно происходить на стороне клиента?

И ещё пару десятков вопросов...

Тебе помогли, подсказали. Ты сделал раз, два, три. Появился твой собственный подход: ты знаешь, что и как анализировать, какие выводы делать, что предлагать клиенту, как оформить и презентовать. Теперь ты отвечаешь за целый процесс в компании. Ты делаешь магию, которую могут повторить немногие.

Велик соблазн замкнуть на себе этот процесс — это ведь твоё личное УТП.

Но твоя цель расти и регулярно делать шаг вперёд. Например, делать больше предложений или делегировать процесс и пойти делать новый проект.

Значит, нужны люди, которые смогут повторить за тобой. Без тебя. При этом, твоё личное УТП никуда не уйдёт — ты всегда будешь автором этого процесса. Получишь респект и возможность сделать следующий шаг.

Отдаём процесс. Для этого надо сделать «немагию»: превратить свою крутую штуку в простой и понятный набор действий. Сделать так, чтобы каждый из твоего подразделения мог пойти и повторить за тобой.

Просто порезать процесс на этапы и описать: делай раз, два, три, четыре, пять — не работает. Это гарантирует последовательность действий, а вот результат — не всегда. Надо, чтобы люди, которые будут повторять процесс за тобой, знали: какие аудиты проводить, куда смотреть и какие выводы делать, что предложить клиенту, и, чтобы это сработало.

Стоит тратить время на инструменты, инструкции и шаблоны. При этом инструменты должны выдавать конкретные, ожидаемые результаты, а инструкции читаться однозначно. Иначе у человека, который будет делать за тобой, могут получиться другие результаты и другие выводы.

Написать стратегию и сделать предложение клиенту выглядит сложно. Сделать раз, два, три с помощью инструкции «А», инструмента «Б» и шаблона «В» — вполне ок и не страшно.

Важно помнить: инструкции и шаблоны не гарантируют успешного внедрения процесса. Чтобы всё точно сработало, первые пару раз сделай с человеком в четыре руки. Потом с ещё одним. И ещё одним. Так появятся ребята, которые смогут делать твою магию. Твой процесс станет их процессом: они будут его развивать и рекомендовать другим. А ты сделаешь шаг вперёд.

В заключение скажу: иногда есть соблазн оставить сложную штуку сложной просто ради того, чтобы выглядело круто. Просто помни о цели: расти и развиваться, делать круто и внедрять свои решения. А для этого делай просто, понятно и доступно — делай «немагию»!

P.S. Отдельное спасибо Артуру за иллюстрации.

2018   личная эффективность

Дневник времени. Как и зачем я отслеживаю задачи и время

Два года назад я начал работать удалённо и остался практически наедине с самим собой: не надо отмечать рабочее время, можно самому выбирать задачи на день и удобное время для работы, можно вообще работать один день в неделю — главное, чтобы список задач, которые я взял на неделю, был сделан.

И такая свобода меня слегка напугала: надо составить собственный план работы, контролировать время, нагрузку и ежедневно закрывать задачи. То есть подойти к вопросу системно и дисциплинированно.

Моя природная склонность к раздолбайству сильно повышала вероятность залипнуть в танчики или сериальчик на денёк. Или два. И всё профакапить.

Я твердо решил выработать дисциплину и начал записывать в таблицу всё, что я делаю в течение дня.

Первая неделя в IT-Agency. Думаю процессами, а не результатами: «работа», «проверка» и «корректировка» вместо «сделал», «проверил», «скорректировал».

Очень быстро заполнение дневника вошло в привычку. Даже в зависимость. Количество записей за день стало индикатором успешного дня. Если мало записей, значит рано заканчивать рабочий день. Если много — значит я хорошо поработал и «заслужил» хороший вечер.

Со временем это помогло полностью абстрагироваться от работы по вечерам: в дневнике достаточно записей, значит задачи сделаны и план выполняется → я спокоен, ни за что не переживаю, уверен в собственных силах и горжусь результатами за день.

Дневник постоянно эволюционировал: «работа», «проверка» и «корректировка» превратились в «сделал», «проверил», «скорректировал», добавились счётчики количества задач и отработанного времени. И я начал отслеживать время для каждой задачи.

Кстати, Google Таблицы отлично подошли для дневника: всегда под рукой и можно допилить практически всё, что нужно.

Запись в дневнике за 19-06-2017. Понедельник — день скайпов и планёрок.

Записываю задачи, чтобы доводить дела до конца

Задачи с конкретным результатом:
— кластеризовал семантическое ядро;
— провёл анализ партнёрских программ → составил описание для офера;
— разработал прототип сквозной отчётности.
Это приучает думать о результатах и доводить дела до конца.

Скайпы и планёрки:
— провели планёрку → составили план работ на неделю;
— провели скайп → составили следующие шаги по задаче.
Скайпы — это тоже работа. Стараюсь, чтобы итогом скайпа тоже был конкретный результат.

Не пишу в дневник задачки меньше 15 минут: ответил коллеге в чате, поставил событие в календаре, отправил короткий ответ на письмо, закомплитил таск и т. д..

Фиксирую время, чтобы оценивать сложность задач

Обязательно отслеживаю время на задачи. Чтобы 15 мелких задачек не создавали иллюзию успешного дня → стараюсь, чтобы каждый день были серьезные, весомые задачи.

Время засекаю на глаз: запоминаю когда начал, смотрю когда закончил → отмечаю. 0,25 — это 15 минут, 0,5 — 30 минут, 1 — час. Так удобнее суммировать потом.

Идея использовать специальный трекер мне не нравится — добавляются лишние действия, процесс становится сложным. И я наверняка бы забил. Жертвую точностью в угоду постоянства. Об этом Людвиг недавно писал.

Записываю единицы смысла, чтобы следить за личным развитием

Сохраняю на отдельный лист свои единицы смысла. Стараюсь, чтобы каждый месяц было, что выписать — иначе месяц прошел зря. Сейчас у меня 60 единиц за 23 месяца — это 2,6 единицы в месяц, а хотелось бы стабильно по три—четыре единицы. Есть над чем работать.

Анализирую прошедший месяц, чтобы лучше спланировать следующий

Совсем недавно начал оценивать, сколько времени и на что потратил. Просто открываю калькулятор и суммирую время по категориям: проектные задачи, скайпы, работа с людьми и внепроектные задачи.

Надеюсь, что это научит более грамотно управлять своим временем и расставлять приоритеты.

Дневник времени мотивирует работать лучше

Ведение дневника занимает примерно час в неделю. Чтобы поддерживать привычку заполнять дневник, я рассказываю о нём коллегам и расшариваю им доступ. Осознание, что кто угодно может заглянуть в него помогает всегда держать дневник в актуальном состоянии.

Но ведь любой увидит, что ты делаешь?! — Когда гордишься результатами своей работы их и показать не стыдно. Конечно и работать для этого надо так, чтобы гордиться результатами. В этом тоже дневник помог.

Дневник стал ключевым элементом моей системы эффективности. Даже забавно, сколько всего я приобрел благодаря обычной табличке: научился ежедневно получать удовольствие от работы, стал более дисциплинированным, научился контролировать своё время, рефлексировать и планировать.

Попробуйте и вы!

Заметка опубликована в Академии IT-Agency.

Upd: Сделал шаблон дневника времени для общего пользования.

2017   личная эффективность