Дневник времени. Как и зачем я отслеживаю задачи и время

Два года назад я начал работать удалённо и остался практически наедине с самим собой: не надо отмечать рабочее время, можно самому выбирать задачи на день и удобное время для работы, можно вообще работать один день в неделю — главное, чтобы список задач, которые я взял на неделю, был сделан.

И такая свобода меня слегка напугала: надо составить собственный план работы, контролировать время, нагрузку и ежедневно закрывать задачи. То есть подойти к вопросу системно и дисциплинированно.

Моя природная склонность к раздолбайству сильно повышала вероятность залипнуть в танчики или сериальчик на денёк. Или два. И всё профакапить.

Я твердо решил выработать дисциплину и начал записывать в таблицу всё, что я делаю в течение дня.

Первая неделя в IT-Agency. Думаю процессами, а не результатами: «работа», «проверка» и «корректировка» вместо «сделал», «проверил», «скорректировал».

Очень быстро заполнение дневника вошло в привычку. Даже в зависимость. Количество записей за день стало индикатором успешного дня. Если мало записей, значит рано заканчивать рабочий день. Если много — значит я хорошо поработал и «заслужил» хороший вечер.

Со временем это помогло полностью абстрагироваться от работы по вечерам: в дневнике достаточно записей, значит задачи сделаны и план выполняется → я спокоен, ни за что не переживаю, уверен в собственных силах и горжусь результатами за день.

Дневник постоянно эволюционировал: «работа», «проверка» и «корректировка» превратились в «сделал», «проверил», «скорректировал», добавились счётчики количества задач и отработанного времени. И я начал отслеживать время для каждой задачи.

Кстати, Google Таблицы отлично подошли для дневника: всегда под рукой и можно допилить практически всё, что нужно.

Запись в дневнике за 19-06-2017. Понедельник — день скайпов и планёрок.

Записываю задачи, чтобы доводить дела до конца

Задачи с конкретным результатом:
— кластеризовал семантическое ядро;
— провёл анализ партнёрских программ → составил описание для офера;
— разработал прототип сквозной отчётности.
Это приучает думать о результатах и доводить дела до конца.

Скайпы и планёрки:
— провели планёрку → составили план работ на неделю;
— провели скайп → составили следующие шаги по задаче.
Скайпы — это тоже работа. Стараюсь, чтобы итогом скайпа тоже был конкретный результат.

Не пишу в дневник задачки меньше 15 минут: ответил коллеге в чате, поставил событие в календаре, отправил короткий ответ на письмо, закомплитил таск и т. д..

Фиксирую время, чтобы оценивать сложность задач

Обязательно отслеживаю время на задачи. Чтобы 15 мелких задачек не создавали иллюзию успешного дня → стараюсь, чтобы каждый день были серьезные, весомые задачи.

Время засекаю на глаз: запоминаю когда начал, смотрю когда закончил → отмечаю. 0,25 — это 15 минут, 0,5 — 30 минут, 1 — час. Так удобнее суммировать потом.

Идея использовать специальный трекер мне не нравится — добавляются лишние действия, процесс становится сложным. И я наверняка бы забил. Жертвую точностью в угоду постоянства. Об этом Людвиг недавно писал.

Записываю единицы смысла, чтобы следить за личным развитием

Сохраняю на отдельный лист свои единицы смысла. Стараюсь, чтобы каждый месяц было, что выписать — иначе месяц прошел зря. Сейчас у меня 60 единиц за 23 месяца — это 2,6 единицы в месяц, а хотелось бы стабильно по три—четыре единицы. Есть над чем работать.

Анализирую прошедший месяц, чтобы лучше спланировать следующий

Совсем недавно начал оценивать, сколько времени и на что потратил. Просто открываю калькулятор и суммирую время по категориям: проектные задачи, скайпы, работа с людьми и внепроектные задачи.

Надеюсь, что это научит более грамотно управлять своим временем и расставлять приоритеты.

Дневник времени мотивирует работать лучше

Ведение дневника занимает примерно час в неделю. Чтобы поддерживать привычку заполнять дневник, я рассказываю о нём коллегам и расшариваю им доступ. Осознание, что кто угодно может заглянуть в него помогает всегда держать дневник в актуальном состоянии.

Но ведь любой увидит, что ты делаешь?! — Когда гордишься результатами своей работы их и показать не стыдно. Конечно и работать для этого надо так, чтобы гордиться результатами. В этом тоже дневник помог.

Дневник стал ключевым элементом моей системы эффективности. Даже забавно, сколько всего я приобрел благодаря обычной табличке: научился ежедневно получать удовольствие от работы, стал более дисциплинированным, научился контролировать своё время, рефлексировать и планировать.

Попробуйте и вы!

Заметка опубликована в Академии IT-Agency.

Upd: Сделал шаблон дневника времени для общего пользования.

Поделиться
Отправить
Запинить
13 комментариев
Евгений Захаров

Здравствуйте, Роман!
Отличная идея! Буду тестировать! :) Сейчас каждый день пишу отчеты в приватную группу вк (8 человек подписаны). Уже больше 100 дней. Но этот способ обладает рядом недостатков. Ваш же, их лишен, судя по моим текущим размышлениям. Как сам не додумался, как говориться... Спасибо, что нашли время описали свой опыт!
Если я правильно понял Вы ведете таблицу уже 2 года. Как возобновляли, усиливали привычку, когда она ослаблялась? Спасибо!

Роман Игошин

Добрый день, Евгений!

Как писал выше: это практически сразу стало почти зависимостью — очень хочется, чтобы каждый день был успешным. Поэтому я уже на автомате делаю запись в таблицу после каждой задачи.

Бывают редкие исключения — очень загруженные дни, когда скайпы идут друг за другом. Тогда я просто открываю календарь или историю в браузере и восстанавливаю картину дня.

Какая-то девушка.

На не было ощущения обязаловки и увеличения рутины? Я в свое время вела по просьбе начальника такую штуку.

Было очень не удобно.

  1. Запоминать (замечать) время. Часто увлекаешься работой и не замечаешь как заканчиваешь одну и переходишь к другой. Часто выдергивают в процессе выполнения очень большой задачи, иногда приходится переключатся. Счет времени в такие ситуации начинает раздражать. Например, все мои начальники считают (считали), что я должна отвечать им в течение минуты после их сообщения. Если нет, то ко мне еще лично подойдут (если есть возможность). И объяснение, что я работаю над крупной задачей, и мне нужно сфокурсироваться, как не принимаются в расчет =)
    Под конец ставила очень примерно под конец дня.
Какая-то девушка.
  1. При такой системе чувствуешь себя чертовым роботом.

У меня всегда в работе должно быть время «подумать». Когда я беру сигарету и кофе, и хожу из угла в угол и думаю над сложными задачами. Могу периодически хватать листочек, накидывать идеи, потом выгружать данные, анализировать, снова листочек, снова сигарета. В такой ситуации полезное действие — это идея, гипотеза, которая вышла. Но иногда, гипотеза не подтверждается, или недостаточно данных, чтобы ее подтвердить. Полезного действия нет. И что?

Специфика и объемы рекламы, с которой я сейчас работаю таковы, что нельзя просто постоянно показывать рекламу с одними настройками аудитории. Нужно искать новые настройки, сочетания настроек, постоянно тестировать, в том числе новые инструменты, искать точки роста.

Рутина есть, как в любой работе, но  я ее еще в первые два месяца оптимизировала. Большая часть времени уходит именно на «придумать гипотезу», «выгрузить данные», «проанализировать данные», и только потом настройка рекламы.

  1. Еще бесполезные call-ы. Я понимаю, что созваниваться с Facebook и Google просто надо. Они дают нам первым доступы во все беты, помогают. Но чаще всего — это бесполезная трата времени и я просто работаю на call-e. Я вот например не хочу записывать бездарно потраченные часы, от которых я никак не могу отвертеться =)

Зы. На твоем скриншоте-примере нарисовано. что ты работаешь по 10.5 часов плюс полчаса на обед. Причем 90% — созвоны. Можешь выложить честный скриншот дня, где ты именно работаешь эти 10 часов. Т. е. не созвоны, а именно сидишь, и настраиваешь что-то, анализируешь данные, мб скрипты какие-то пишешь. Просто по моему опыту, 10.5 часов именно без коллов, а просто на четких задачах отработать очень тяжело. Под конец дня как тряпка выжатая. Если с колами, то хоть весь день, это намного меньше единиц решений отнимает.

Спасибо!

Какая-то девушка.

Прощу прощение за оформление. Вся нумерация сбилась, из-за того, что разбила на 2 коммента. А большой не пропускало по размеру.

Роман Игошин

Добрый день, девушка!)

Спасибо за большой и интересный комментарий. Отвечаю по порядку:

Ощущения «обязаловки» никогда не возникало — делаю для себя, а не для начальства. Про рутину: на заполнение дневника уходит 10—15 минут в день, но это небольшая плата за развитие дисциплины и контроль своего времени.

«Часто выдергивают в процессе выполнения очень большой задачи» — конечно это не круто. Мы в IT-Agency используем технику пустого инбокса — помогает сконцентрироваться на задаче. Это единый стандарт в агентстве и вполне ОК если я отвечу на письмо или сообщение через 2—3 часа. За это время никто не умрёт. Для особо критических ситуаций есть телефон, но мне ни разу не звонили за 2 года. Рекомендую проговорить этот момент с начальством.

«У меня всегда в работе должно быть время „подумать“» — безусловно, на работе, надо думать. В агентстве «подумать» — это тоже задача, у которой должен быть конкретный результат. Мы думаем через «понимание задачи». Об этом хорошо написано у Максима Ильяхова и Сергея Короля.

«Большая часть времени уходит именно на „придумать гипотезу“, „выгрузить данные“, „проанализировать данные“» — у нас это «понимание задачи» → список гипотез → расчёт стат значимости для каждой гипотезы → гант проведения тестов → анализ результатов. То есть мы строим план работы на несколько месяцев вперёд и не думаем каждый день, а что бы нам поделать. Никакой магии.

Про созвоны: я работаю удалённо и созвоны, почта и слак — единственный способ коммуникации с коллегами. Созвоны — тоже работа. У любого созвона должна быть цель и результат. Иначе нет смысла его проводить. Кроме как поболтать — но это уже не про работу. Скайпов у меня действительно много — такова специфика моей роли в агентстве. И я не могу назвать это легким занятием.

Про время. 10.5 часов — это время между «сел» и «встал». Фактическое время на задачи меньше — на скрине это 7.5 часов. В среднем у меня получается закрывать 6—8 часов чистого рабочего времени на задачи. Это где—то по 10—12 часов в день за компьютером. Разница во времени размазывается на мелкие чатики, проверку почты, супер-мелкие задачи и перерывы. За день легко набегает 2—3 часа такого времени.

«Можешь выложить честный скриншот дня, где ты именно работаешь эти 10 часов. Т. е. не созвоны, а именно сидишь, и настраиваешь что-то, анализируешь данные, мб скрипты какие-то пишешь» — скрин в статье честный. То, что я делаю — соответствует моей роли в агентстве и поставленным задачам. Если бы я не справлялся со своими обязанностями или придумывал результаты своей работы — я бы просто не работал в IT-Agency. Да и в любом другом месте не сильно бы задержался ;).

P.S. Дневник времени — это не универсальная панацея для всех. Это решение, которое помогло лично мне справиться с неорганизованностью и выработать дисциплину. И я делюсь опытом. А использовать мой опыт или нет — личное дело каждого ;).

Какая-то девушка.

Спасибо за ответ, Рома! =)

  1. Да, я знакома с техникой пустого инбокса (правда книжку не читала, смотрела лекции) и сутью термина «понимание задачи». Практикую, ну или хотя бы пытаюсь практиковать. =) Слежу за вашим агентством уже года три, если не больше. =)
  1. Ты записываешь время после рабочего дня? Или в процессе работы?
Какая-то девушка.

К сожалению, из-за специфики области не получается планировать на несколько месяцев вперед. Конечно, есть общее понимание какие объемы будут и с какой эффективностью, какие источники будут использоваться, какое общее направление, есть еженедельный/ежемесячный список повторяющихся задач/встреч под которые отведено специальное время в календаре и т. п. День в любом случае начинается с проверки почты, проверки статистики из серии, а везде ли я укладываюсь в нужные показатели качества, потом уже накидывается примерный план на день.

Просто при объеме рекламы порядка ХХ миллионов охвата (уникальных людей) в неделю есть 2 варианта.

  • Источник (подход/совокупность настроек) исчерпаем, т. е. либо работает от недели до месяца. Дальше просто выгорает аудитория. Сформированного спроса относительно требуемых объемов практически нет. т. е. search реклама дает меньше 1%. Второй вариант исчерпаемого источника — ограниченность объема трафика внутри источника (не маштабируется), как с тем же search-ом.
  • Источник сложно исчерпаем, т. е. за неделю — месяц не выгорает. В этом случае сильно страдает стабильность качества и эффективность трафика. Классика — можно покупать больше, но падает эффективность, растет цена касания, не укладывается в заданные показатели эффективности. Т. е. тактика один раз придумал/протестировал на малых объемах — полгода работает на больших — не работает.

Выхода тоже два =)

  1. Оптимизация внутри источника, но может сказаться на объемах. А объемы — это наше все.
  2. Поиск новых подходов/связок/инсайтов/источников. Искать что упустила, где можно еще что-то попробовать, выход на новые аудитории/и так далее, вставить нужное. Опять же рынок рекламный очень быстро меняется, постоянно появляются новые инструменты, если ты первый пробуешь/учишься/запускаешь — это дает значимое преимущество. Сегодня выкатили beta, завтра ты должен запустить. Такие штуки я хрен знает как планировать за 2 месяца. =)
Какая-то девушка.

Можешь кинуть ссылку прочитать/посмотреть про расчет значимости гипотезы? Для меня это вообще черный ящик. Я могу прикинуть какой результат дадут действия, которые уже делала или хотя бы прохожие. Но бывают другие истории — у меня был пример: Я хотела попробовать выйти на абсолютно новую аудиторию, никаких исторических данных. Никто в команде, даже на других проектах, этого не делал. Все в один голос говорили, что тема провальная, и даже пробовать не надо, только время потрачу. Т. е. все советовали выкинуть из списка задач эту идею. В итоге, я не послушала и запустила тест. Сейчас эта аудитория дает 11% от прибыли проекта, который я веду. Я могла бы потратить это время на что-то предсказуемое, что дало бы мне стабильные 2%. И такой пример не единственный (этот просто самый значимый по $). Когда ты запускаешь то, что до тебя никогда не пробовал и оценить хотя бы примерно, сколько это даст в $ невозможно.

P.s. Мне как раз твой опыт очень полезен, так как ищу способы справится с неорганизованностью в том числе с помощью отслеживания, а куда собственно уходит время. Например, уже несколько лет записываю свои траты в деньгах, тренировки и вижу, что ведение таких документов/приложений/программ действительно помогают. Но это делается 1 раз, максимум 2 раза в день.
Я вобщем в каком-то смысле адепт всякого рода статистики, но без ущерба творчеству. =)
Поэтому очень интересно узнать мнение человека, которой успешно внедрил подобную штуку в работе. И вообще пообщаться с умным человеком ;)

Роман Игошин

Добрый день, Девушка!

Время записываю после каждой закрытой задачи. Например, обновил отчёт → записал в дневник и отметил время. Мне так проще переключаться между задачами — есть запись, значит задача закрыта, значит больше о ней не думаю. Мозг чище: не надо держать в голове, что же я сделал за целый день → проще сконцентрироваться на следующей задаче.

Для расчёта выборок пользуюсь калькуляторами от Эвана Миллера.

Для планирования эксперимента (проверки гипотезы) хорошо иметь эталонную воронку. При проведении теста нового источника сравнивать результаты на каждом шаге (клики → CTR → цена клика → промежуточные сайтовые цели → итоговые сайтовые цели → CRM) с эталонными.

P.S. Всегда рад поделиться опытом. И вообще пообщаться с интересным собеседником ;)

Влад

У Романа есть блог! Вот так отличная новость! :)

Роман Игошин

А еще у меня есть фейсбук → я там делюсь полезной инфой.

Какая-то девушка.

Рома, спасибо! Буду изучать, я как раз сейчас прохожу курс по статистике, пока выглядит не очень понятно. =)

Ты пишешь —

Для планирования эксперимента (проверки гипотезы) хорошо иметь эталонную воронку. При проведении теста нового источника сравнивать результаты на каждом шаге (клики → CTR → цена клика → промежуточные сайтовые цели → итоговые сайтовые цели → CRM) с эталонными.

Это хорошо для однотипного трафика, и использовалось мной когда я крутила рекламу только на Россию в интернет-магазины или сервисы.

Сейчас я кручу мобильную рекламу на весь мир. Мы работаем по так называемым бенчмаркам. Т. е. смотрим на ROI 1/3/7 дня. Такой трафик не должен обиваться день в день (да и не может).
На нынешнем проекте получается, что все метрики, что идут до инсталла не сильно значимы, так как зависят от источника (и не только). Т.е CTR 2% для одного это супер победа, для другого — провал. В части источников я плачу по факту инсталла, а конверсия в платящего в зависимости от страны, вида оптимизации, источника может прыгать в 20 раз. Т. е. сравнивать имеет смысл только внутри источника и только с разбивой по полу/возрасту/стране и т. п. Лучше с историческими данными. Конверсия в платящего это первый хоть сколько-то значимый показатель. Грубо говоря, я покупаю корейца по 5 долларов, то это норм, так как конверсия в платящих в Корее очень высокая, средний чек высокий, но и высокая скорость поглощения контента, если я за 2$ покупаю бразильца — это очень плохо, так как он скорее всего не окупится, так как у них низкий средний чек. Скорость поглощения контента, Retention по дням для каждой страны прыгает также сильно. Самое веселое начинается, когда ты тестируешь страну, по которой нет никаких исторических данных. Потому что ты не понимаешь, конверсия в платящего 2% — это хорошо или плохо? Цена инсталла в 2$  — это хорошо или плохо. Бывает, что новый источник вкладывается в бенчмарки по ROI 1/3/7 дня, но покзывает плохие результате в разрезе, скажем полугода, из-за специфики поглощения контента или специфики аудитории. Мужчины, женщины, люди из разных страны, люди разных возрастов могут показывать диаметрально разные результаты. И тут начинается веселуха вроде работы с big data.

Роман Игошин

Девушка, спасибо за рассказ! Интересный опыт — спасибо, что поделились!

Дмитрий

Выражаю свое восхищение формулой, которая автоматически подсчитывает задачи и среднее время на задачу.
В свое время я полгода вел хронокарту: http://www.improvement.ru/bibliot/kerzht/kerzh05.shtm
Было полезно, но трудозатратно, в итоге, перестал.

Роман Игошин

Добрый день, Дмитрий!

Формула не сложная — просто считает кол—во точек ;). Спасибо за наводку на интересную статью.

Алексей Королев

Здравствуй!
Роман, спасибо за пост. Можешь скинуть пример списка единиц смысла, хочу понять, как ты их формулируешь?

Роман Игошин

Добрый день, Алексей!

Вот пример →

seoonly.ru

Я тоже за всем слежу...

vilyachkin.ru

Система хороша, нацелена на изменение образа мышления. Переход от мышления категорией процесса к мышлению категорией результата даётся совсем не просто. Спасибо.

Ваш комментарий
адрес не будет опубликован

ХТМЛ не работает

Ctrl + Enter