Хочу поделиться одним инструментом. Он помогает мне расти, развиваться и регулярно шагать вперёд — это принцип «немагии».

Представим, что тебе поставили задачу организовать некий процесс. Например, подготовку коммерческих предложений для клиентов.

Пришла заявка. Менеджер её обработал. Теперь твоя очередь: надо подготовить КП. На входе: информация о клиенте, его продукте и текущих показателях, на выходе — набор документов: результаты аудитов, стратегия, медиаплан, условия работы и т. д.

И между получением информации и выдачей результата пропасть из множества вопросов:
— какие аудиты делать?
— куда смотреть и какие выводы делать?
— что мы можем предложить? а сработает?
— что должно происходить на стороне клиента?

И ещё пару десятков вопросов...

Тебе помогли, подсказали. Ты сделал раз, два, три. Появился твой собственный подход: ты знаешь, что и как анализировать, какие выводы делать, что предлагать клиенту, как оформить и презентовать. Теперь ты отвечаешь за целый процесс в компании. Ты делаешь магию, которую могут повторить немногие.

Велик соблазн замкнуть на себе этот процесс — это ведь твоё личное УТП.

Но твоя цель расти и регулярно делать шаг вперёд. Например, делать больше предложений или делегировать процесс и пойти делать новый проект.

Значит, нужны люди, которые смогут повторить за тобой. Без тебя. При этом, твоё личное УТП никуда не уйдёт — ты всегда будешь автором этого процесса. Получишь респект и возможность сделать следующий шаг.

Отдаём процесс. Для этого надо сделать «немагию»: превратить свою крутую штуку в простой и понятный набор действий. Сделать так, чтобы каждый из твоего подразделения мог пойти и повторить за тобой.

Просто порезать процесс на этапы и описать: делай раз, два, три, четыре, пять — не работает. Это гарантирует последовательность действий, а вот результат — не всегда. Надо, чтобы люди, которые будут повторять процесс за тобой, знали: какие аудиты проводить, куда смотреть и какие выводы делать, что предложить клиенту, и, чтобы это сработало.

Стоит тратить время на инструменты, инструкции и шаблоны. При этом инструменты должны выдавать конкретные, ожидаемые результаты, а инструкции читаться однозначно. Иначе у человека, который будет делать за тобой, могут получиться другие результаты и другие выводы.

Написать стратегию и сделать предложение клиенту выглядит сложно. Сделать раз, два, три с помощью инструкции «А», инструмента «Б» и шаблона «В» — вполне ок и не страшно.

Важно помнить: инструкции и шаблоны не гарантируют успешного внедрения процесса. Чтобы всё точно сработало, первые пару раз сделай с человеком в четыре руки. Потом с ещё одним. И ещё одним. Так появятся ребята, которые смогут делать твою магию. Твой процесс станет их процессом: они будут его развивать и рекомендовать другим. А ты сделаешь шаг вперёд.

В заключение скажу: иногда есть соблазн оставить сложную штуку сложной просто ради того, чтобы выглядело круто. Просто помни о цели: расти и развиваться, делать круто и внедрять свои решения. А для этого делай просто, понятно и доступно — делай «немагию»!

P.S. Отдельное спасибо Артуру за иллюстрации.

Два года назад я начал работать удалённо и остался практически наедине с самим собой: не надо отмечать рабочее время, можно самому выбирать задачи на день и удобное время для работы, можно вообще работать один день в неделю — главное, чтобы список задач, которые я взял на неделю, был сделан.

И такая свобода меня слегка напугала: надо составить собственный план работы, контролировать время, нагрузку и ежедневно закрывать задачи. То есть подойти к вопросу системно и дисциплинированно.

Моя природная склонность к раздолбайству сильно повышала вероятность залипнуть в танчики или сериальчик на денёк. Или два. И всё профакапить.

Я твердо решил выработать дисциплину и начал записывать в таблицу всё, что я делаю в течение дня.

Первая неделя в IT-Agency. Думаю процессами, а не результатами: «работа», «проверка» и «корректировка» вместо «сделал», «проверил», «скорректировал».

Очень быстро заполнение дневника вошло в привычку. Даже в зависимость. Количество записей за день стало индикатором успешного дня. Если мало записей, значит рано заканчивать рабочий день. Если много — значит я хорошо поработал и «заслужил» хороший вечер.

Со временем это помогло полностью абстрагироваться от работы по вечерам: в дневнике достаточно записей, значит задачи сделаны и план выполняется → я спокоен, ни за что не переживаю, уверен в собственных силах и горжусь результатами за день.

Дневник постоянно эволюционировал: «работа», «проверка» и «корректировка» превратились в «сделал», «проверил», «скорректировал», добавились счётчики количества задач и отработанного времени. И я начал отслеживать время для каждой задачи.

Кстати, Google Таблицы отлично подошли для дневника: всегда под рукой и можно допилить практически всё, что нужно.

Запись в дневнике за 19-06-2017. Понедельник — день скайпов и планёрок.

Записываю задачи, чтобы доводить дела до конца

Задачи с конкретным результатом:
— кластеризовал семантическое ядро;
— провёл анализ партнёрских программ → составил описание для офера;
— разработал прототип сквозной отчётности.
Это приучает думать о результатах и доводить дела до конца.

Скайпы и планёрки:
— провели планёрку → составили план работ на неделю;
— провели скайп → составили следующие шаги по задаче.
Скайпы — это тоже работа. Стараюсь, чтобы итогом скайпа тоже был конкретный результат.

Не пишу в дневник задачки меньше 15 минут: ответил коллеге в чате, поставил событие в календаре, отправил короткий ответ на письмо, закомплитил таск и т. д..

Фиксирую время, чтобы оценивать сложность задач

Обязательно отслеживаю время на задачи. Чтобы 15 мелких задачек не создавали иллюзию успешного дня → стараюсь, чтобы каждый день были серьезные, весомые задачи.

Время засекаю на глаз: запоминаю когда начал, смотрю когда закончил → отмечаю. 0,25 — это 15 минут, 0,5 — 30 минут, 1 — час. Так удобнее суммировать потом.

Идея использовать специальный трекер мне не нравится — добавляются лишние действия, процесс становится сложным. И я наверняка бы забил. Жертвую точностью в угоду постоянства. Об этом Людвиг недавно писал.

Записываю единицы смысла, чтобы следить за личным развитием

Сохраняю на отдельный лист свои единицы смысла. Стараюсь, чтобы каждый месяц было, что выписать — иначе месяц прошел зря. Сейчас у меня 60 единиц за 23 месяца — это 2,6 единицы в месяц, а хотелось бы стабильно по три—четыре единицы. Есть над чем работать.

Анализирую прошедший месяц, чтобы лучше спланировать следующий

Совсем недавно начал оценивать, сколько времени и на что потратил. Просто открываю калькулятор и суммирую время по категориям: проектные задачи, скайпы, работа с людьми и внепроектные задачи.

Надеюсь, что это научит более грамотно управлять своим временем и расставлять приоритеты.

Дневник времени мотивирует работать лучше

Ведение дневника занимает примерно час в неделю. Чтобы поддерживать привычку заполнять дневник, я рассказываю о нём коллегам и расшариваю им доступ. Осознание, что кто угодно может заглянуть в него помогает всегда держать дневник в актуальном состоянии.

Но ведь любой увидит, что ты делаешь?! — Когда гордишься результатами своей работы их и показать не стыдно. Конечно и работать для этого надо так, чтобы гордиться результатами. В этом тоже дневник помог.

Дневник стал ключевым элементом моей системы эффективности. Даже забавно, сколько всего я приобрел благодаря обычной табличке: научился ежедневно получать удовольствие от работы, стал более дисциплинированным, научился контролировать своё время, рефлексировать и планировать.

Попробуйте и вы!

Заметка опубликована в Академии IT-Agency.

Upd: Сделал шаблон дневника времени для общего пользования.

Продолжаю отвечать на вопросы о Кластеризаторе.

Ещё один распространённый вопрос — как пользоваться mystem?

Mystem — консольная программа от Яндекс. Производит морфологический анализ текста на русском языке.

«Интерфейс» mystem.

Установка

1. Заходим на сайт программы → выбираем необходимую версию (32/64) → загружаем.
2. Распаковываем архив. Лучше в корень диска или создать отдельную папку в корне.
3. Создаём в одной папке с mystem два файла: input.txt и output.txt.

Запуск

1. Добавляем слова, которые будем лемматизировать, в input.txt.
2. Заходим в cmd (Win+X на 10ке, на 7ке и младше: Пуск → Выполнить → cmd).
3. Указываем путь к папке с mystem: пишем команду cd /D d:/mystem/ (где d:/mystem/ — путь куда вы распаковали mystem).
4. Пишем команду mystem.exe input.txt output.txt -c -l -s → ждём пока программа отработает.
5. Открываем output.txt → там появятся нормализованные значения слов.

Возможные проблемы

Кодировка

Может появится ошибка «failed to decode UTF-8 string» — неверная кодировка input.txt.

Failed to decode UTF-8 string

Лечение: устанавливаем Notepad++ → открываем input.txt → меняем кодировку на UTF-8.

Ошибки при смене директории

Могут появляться ошибки «The filename, directory name or volume label syntax is incotrrect» — это некорректный ввод команд.

The filename, directory name or volume label syntax is incotrrect

Лечение: корректно вводим команду cd /D d:/mystem/ (где d:/mystem/ — путь куда вы распаковали mystem).

P.S. Не стасняйтесь задавать вопросы — они помогают сделать инструмент доступнее и лучше.

Картинка не в тему, но отражает моё видение наставничества.

Недавно у меня появилась новая задача — наставничество. Я в этом новичок, но точно знаю: назначение совсем не гарантирует признания твоей роли как наставника. Признание надо заслужить. И первый шаг к этому — получить «ОК» на наставничество.

Первый этап — знакомство

Наставничество — работа с людьми. Трудно работать с человеком, который тебе не нравится. Лучше сразу отказаться. Найти такого же как ты — почти невозможно. Гораздо проще найти точки пересечения: общие интересы, спорт, хобби, книги, сериалы, фильмы.

Поэтому мы просто поболтали с подопечным обо всём и нашли общие темы. Общаться сразу стало проще — теперь мы «знакомые». Ещё один неявный плюс — показать, что я тоже обычный человек, а не страшный новый руководитель.

Второй этап — синхронизация

В книге «Истинный профессионализм» Девид Майстер пишет о четырех испытаниях для лидера: на мотивы, ценности, компетентность и стиль. Идеализированно, но здраво. Я решил описать всё четыре пункта и проговорить их с каждым подопечным отдельно → синхронизировать понимание роли наставника и получить «ОК» на наставничество.

Проверяем мотивы

«Мы будем усердно тренироваться, поедем на Олимпиаду и ты будешь бороться за золото. Мы выиграем и прославим нашу страну!» — думаю примерно так сказал бы тренер спортсмену. Цель тренера — помочь спортсмену добиться успеха и прославить страну. Отличный мотив.

Мой мотив звучал очень похоже, только про проекты и агентство. И всё это напоминало лозунг на плакате к Первому мая. Чтобы убрать этот эффект я дал возможность «почитать отзывы» обо мне — рассказал кому и как помогал до этого. Никого не предупреждал и не выбирал коллег с лучшими отзывами — решил, что плохая обратная связь лучше, чем непонимание друг друга в процессе работы.

Обсуждаем ценности и принципы

Я выписал самые важные для меня пункты:
— неси пользу;
— расти и развивайся;
— будь нетерпимым к среднему результату;
— докапывайся до сути;
— создавай вокруг себя порядок: на проекте, в драйве, в трелло, в каждом доке;
— структурируй → делай сложное простым и понятным;
— строй работоспособные системы;
— не лицемерь, доказывай всё личным примером.

Обсуждение ценностей и принципов внезапно оказалось самым лучшим синхронизатором. Я просил подопечного описать, как он понимает каждый пункт. Я не ждал правильных ответов и не оценивал ответ. Я задавал вопросы, просил привести примеры, приводил свои примеры — в этот момент происходила синхронизация.

Честно рассказываем про компетенцию

Всё тайное становится явным. Особенно при совместной работе. Поэтому я честно рассказал что знаю хорошо, а что не очень, показал свои единицы смысла за последние 2 года. Я хотел, чтобы подопечный сам решил, достаточно ли я компетентен, чтобы быть его наставником.

Договариваемся о стиле общения

Я очень дружелюбный и общительный. Это может вводить в заблуждение — подопечный подумает, раз мы общаемся как приятели, то мне можно сдавать полу-результаты. Но если предупредить о своей требовательности заранее, проблем не будет. Так я и сделал. Теперь мне не будет неловко и неудобно если потребуется отдать результат на доработку.

Третий этап — получить «ОК»

Мы познакомились, нашли общие темы. Поговорили о мотивах, ценностях и принципах, обсудили компетенцию и договорились о стиле общения. Самое время получить «ОК».

Важно дать выбор: «Ты можешь сказать нет, я не обижусь. Но если ты согласен, я буду рад помочь тебе в рамках оговоренного понимания роли наставника».

Я получил «ОК», но был готов к отказу. Это тоже результат — я бы узнал, над чем мне работать и что развивать.

Совет вместо итога

Нельзя стать наставником и начать всё делать как надо. Начните делать как надо заранее: делайте круто, ведите дневник и записывайте единицы смысла, помогайте коллегам. Помогайте просто так, потому что это правильно, а не потому что вы метите в наставники.

14 февраля 2017 вышла статья «Excel-кластеризатор ключевых слов по весу». Я описал метод группировки ключевых слов для контекстной рекламы и показал как всё сделать в Excel. И получил полсотни вопросов «Как появилась такая последовательность действий?».

Об этом и хочу рассказать: как создавался кластеризатор, какие были проблемы и как решал.

Моё рабочее место — работаю удалённо.

Идея

До IT-Agency я работал с небольшими рекламными кампаниями, максимум 500 ключевых слов. Группировку делал вручную и этого было достаточно.

При первом же столкновении с кампанией на 2—3 тысячи ключевых слов захотелось сократить ручную работу. Пробовал несколько онлайн кластеризаторов — результат мне не понравился. Плюс я не понимал как он получился и не мог на него влиять.

Но задачу надо сделать и сделать качественно. Поэтому открыл Excel и начал работу.

Этапы

Первая идея — использовать стандартный фильтр Excel. Я фильтровал список фраз используя 15—20 слов, которые чаще всего встречались. Каждый раз, при фильтрации, я указывал в соседних столбцах слова, которые были условием для фильтра. Перебрав все основные слова склеивал их CONCATENATE-ом в название группы.

Результаты первого этапа

Это немного ускоряло процесс на СЯ до 1000 фраз, а на более крупных списках наоборот, замедляло. Слова для фильтра я выбирал по наитию — надо было найти способ выделять действительно важные слова.

Так появился второй этап и «развесовка» — составление упорядоченного по важности справочника слов. Я решил разбить все фразы по словам и посчитать их вес — частотность фразы делённая на кол-во слов во фразе. Забавно, но про функцию «text to columns» я не знал. Чтобы разбить фразы по словам вычислял позицию каждого пробела и с помощью функций LEFT, RIGHT, MID вытягивал нужное слово.

«Как закалялась сталь». Спасибо ребятам из агентства — рассказали про «text to columns».

Сразу всплыла новая проблема: одно и то же слово может быть с разными окончаниями. Их можно сгруппировать по общей части — корню. Добавил формирование таблицы-справочника с корнями слов: копировал столбцы со словами → объединял в таблицу → убивал дубли → прописывал вручную корень для каждого слова. Это занимало супер-много времени.

Сортировка по прежнему была ручной — напротив каждой фразы надо было проставить список слов, из которых собиралось название группы объявлений. Я не знал сколько слов использовать для сортировки — просто брал 15—20 самых «важных». При этом, таблица начала оформлятся в некий инструмент и я загорелся довести её до ума.

Третий этап появился, когда я узнал про mystem — вжух и минус пара часов на формирование справочника с корнями. Теперь это справочник с леммами.

«Интерфейс» mystem.

Кроме mystem, на третьем этапе добавились «умные таблицы» и стандартизированные формулы — время обработки списка фраз значительно сократилось и я решил продавать идею ребятам в агентстве.

Собрал фидбэк: «важность» рассчитывается стрёмно и необъективно, прописывать руками слова для формирования названия группы объявлений — ад. Ок, зато честно и по делу. Так начался четвёртый этап.

Чтобы сделать «важность» более объективной добавил в формулу кол-во упоминаний и переработал механизм формирования справочников слов и лемм: оставил дубли слов и использую их при расчете кол-ва упоминаний леммы.

Задача автоматизировать формирование названия группы объявлений была самой сложной и интересной. Для её решения отлично подошел метод перебора. Чтобы всё работало в справочник лемм добавил порядковые номера (теперь называю это «статусом» — выполняет несколько функций), а в общую таблицу добавил столбцы со статусами и написал формулу формирования названия группы объявлений:

Выглядит сложно, но на деле всё просто.

Самое главное в формуле — функция SMALL. Она возвращает определенное по счету наименьшее значение. Последовательность функций SMALL сортирует диапазон: 700-100-37-200 превращаем в 37-100-200-700. Связка INDEX & MATCH заменяет VLOOKUP, TRIM убирает лишние пробелы, а CONCATENATE собирает всё в кучу.

Вот так за четыре этапа появился Кластеризатор. На это ушло 8 месяцев. На каждом этапе удавалось сортировать всё больше фраз. Остановился на 45 000 — Excel уже не справляется. Сейчас разбираюсь с Power Query и Data Model чтобы снять это ограничение. Продолжение следует!

У Максима Ильяхова есть классная статья «Три закона критики». Максим просто и доступно объясняет как критиковать и зачем это делать.

Я критикую коллег только в том случае, если мне есть что сказать и я могу это обосновать. Критикую, обосновываю и предлагаю улучшения. Но даже сделав всё правильно, есть вероятность, что коллега не внемлет моему предложению. Просто потому, что все специалисты, у всех есть своё мнение и личный жизненный опыт, а я не Ильяхов, Лебедев или Авинаш Кошик — недостаточно авторитетная личность, чтобы взять в работу мои пожелания. И это нормально.

Можно обидеться и больше не давать никому обратную связь. А можно сослаться на авторитетный источник.

Представим, что я делегирую кому-то написание объявлений для контекста и результат меня не устраивает. Я прошу исправить заголовки и объясняю как. Исполнитель не соглашается — он проделал работу и считает её сделанной на отлично. Я мог бы топнуть ножкой и потребовать делать именно так. Исполнитель сделает, но будет уверен, что я мудак.

Вместо этого я ссылаюсь на книгу «Контекстная реклама» Анара Бабаева, в которой написано: «Заголовки читают в пять раз чаще, чем текст. Если ваш заголовок неинтересен, считайте, что зря потратили свои деньги». ©
Вопросов и обид нет. Это и есть мой третий-с-половиной закон критики.

Критикуй, обоснуй, предложи улучшения, ссылаясь на авторитетный источник.